Réussir sa transformation numérique est pas toujours facile. En effet, chaque entreprise peut être confrontée à de nombreux obstacles internes ou externes. Les enjeux sont tellement importants qu’il ne faut pas engager une démarche sans avoir déjà identifié en amont tous les freins possibles. Identifier les freins va vous permettre de trouver des solutions efficaces pour y répondre. La mise en place d’une transformation digitale est un projet d’entreprise, vous devez donc veiller à y faire adhérer le maximum de salariés qui seront par la suite, les ambassadeurs du projet en interne ! Voici les étapes à prendre en compte pour réussir votre démarche.
Définir des objectifs clairs
Avant de lancer une stratégie de transformation digitale, il faut identifier vos objectifs. Cela revient à vous poser la question : quels sont mes objectifs ? ou quel est mon but à atteindre ? Cela demande un temps de réflexion mais surtout de solliciter différents acteurs au sein de l’entreprise pour y répondre. Vous pouvez, par exemple, organiser une réunion de brainstorming avec des collaborateurs de différents services. Ce sera l’occasion d’explorer la question dans son ensemble et de récolter des idées. De plu,s associer les collaborateurs dès le départ, vous permettra d’avoir des alliés sur qui vous appuyer au moment de la mise en œuvre. Les objectifs doivent être clairs. Ils doivent communiqués en amont à toute l’entreprise afin de les faire adhérer au projet.
Nommer une équipe projet
Ce projet doit être porté par une équipe projet qui aura la charge de veiller à la bonne marche du projet. Elle sera en charge aussi de la coordination du projet avec toutes les parties prenantes. Elle aura aussi pour rôle de donner de la visibilité sur l’avancée du projet. Mais, nommer un équipe projet ne suffit pas. Cette équipe doit être sponsorisée, soutenue par le Comité de Direction. La nomination de l’équipe projet est plus significative quand elle est faite par le comité de Direction, par exemple. Il faudra aussi prévoir de dégager du temps aux membres de l’équipe projet pour leur permettre d’avancer sur le projet.
Désigner les bonnes personnes pour son projet
Cette étape découle de la précédente. Avoir une équipe projet c’est bien, mais choisir les bonnes personnes pour en faire partie, c’est encore mieux. Le chef projet doit avoir une expertise technique mais aussi faire preuve d’un bon relationnel. Une grande partie de son rôle sera de fédérer les personnes et de coordonner les équipes. Si aucun profil ne correspond en interne, faire appel à des consultants externes, peut être une alternative. Cependant, une équipe en interne doit la compléter.
Impliquer les managers de proximité
Les managers ont un rôle important à jouer. S’ils n’adhèrent pas au projet, ce sera compliqué de faire adhérer leurs équipes… Il faut donc dès le départ les associer de manière direct ou indirect. Vous devez prévoir des communications spécifiques adaptées aux managers. Vous devez les inciter à porter ce projet auprès de leurs équipes. Ce seront vos ambassadeurs pour vous aider à porter ce projet en interne.
Entretenir une culture de la transformation
La transformation provoque des changements au sein de l’entreprise. Elle implique des évolutions comme de nouvelles pratiques de travail, de nouveaux processus et l’adoption de nouveaux outils digitaux. Tout le monde n’a pas le même rapport aux nouvelles technologies. Certains collaborateurs peuvent être réticents voire craintifs. Pour favoriser leur implication au projet, ils doivent être placés au centre de ces changements. Pour cela, vous devez les sensibiliser, les informer voire les former aux nouvelles technologies si besoin. En cela, ils seront plus impliqués et plus engagés.
Communiquer régulièrement
Sans une bonne communication, la transformation digitale est vouée à l’échec. La communication va être primordiale tout au long du projet. Les outils de communication sont nombreux : newsletter, email, réseau social interne, sondages pour recueillir les feedbacks des équipes. Il faut distinguer 3 grandes étapes dans la communication
- La communication de lancement : au tout début du projet, il s’agit d’informer les collaborateurs sur la démarche, son objectif et sur les grandes étapes du projet. Vous pouvez en toute transparence partager aussi les indicateurs de suivi que vous allez piloter durant le projet. Vous pouvez prévoir de personnaliser la communication pour le comité de Direction, les managers et enfin pour les collaborateurs.
- La communication pendant le projet : tout au long de l’implémentation de votre transformation digitale, vous devez prévoir des points d’étape pour donner de la visibilité sur où en est le projet, sur ce qui reste à faire. Le format newsletter ou workshop est intéressant dans ce cas-là.
- La communication après la mise en place de votre plan de transformation digitale : c’est un projet de longue haleine. Même après son lancement, vous devez continuer à communiquer dessus, sur son impact en mettant en avant quelques indicateurs de suivi. Le format sondage ou verbatims sont pertinents dans ce cas-là.
Adopter les bons outils
Il y a beaucoup d’outils digitaux à disposition. Mettre en place une transformation numérique ne veut pas dire que vous devez tous les mettre en place, et heureusement ! L’entreprise doit sélectionner ceux qui vont répondre à ses besoins et à ses objectifs. N’oubliez pas que ce sont vos collaborateurs qui vont ensuite les utiliser. Il est donc fondamental aussi de connaitre leurs capacités à les utiliser avant de les choisir.
Choisir le bon timing
Pour mettre en place votre plan de transformation digitale, vous devez être certain que c’est le bon moment. Pour cela, demandez vous si votre organisation est prête, si c’est le bon moment, si vous avez les ressources nécessaires… Toutes les conditions doivent être réunies.
Prévoir un plan de formation
L’utilisation de nouveaux outils digitaux peut nécessiter de prévoir un plan de formation adapté pour vos collaborateurs. Ce plan de formation peut concerner le développement de nouvelles compétences. Par exemple, vous pouvez prévoir des formations pour permettre à vos salariés de développer de nouvelles compétences en digital. Le plan de formation peut aussi être axé sur l’utilisation à ces nouveaux outils. Dans ce cas, on sera sur des formation qui vont aider vos collaborateurs à utiliser ces outils digitaux au quotidien.
Il est donc essentiel d’avoir en tête ces étapes avant de lancer votre plan de transformation digitale au sein de votre organisation.